Archidat Partners - nieuws - burgland-bouw-daadkrachtiger-met-informatiemanagement-in-digioffice
Javascript is uitgeschakeld

Burgland Bouw daadkrachtiger met informatiemanagement in DigiOffice

Geplaatst: 09-04-2019
Burgland Bouw daadkrachtiger met informatiemanagement in DigiOffice

Als coördinerend bouwbedrijf was Burgland Bouw vaak op zoek naar een spelt in de databerg. Voor elk project werden door betrokkenen uiteenlopende digitale en fysieke documenten aangeleverd zoals bestekken, bouwtekeningen, contracten, planningen en facturen.

Dat gebeurde via e-mail en de post. Hoe structureer je deze overload aan versnipperde informatie en wel op zo’n manier dat ook de samenwerking met de ketenpartners verbetert?

Bouwbedrijf Burgland Bouw uit Dodewaard staat bekend om zijn daadkracht. Dit komt tot uiting in strakke planningen, korte communicatielijnen en betrouwbare budgettering. En dat is terug te zien in de praktijk. Zo realiseert het bouwbedrijf aansprekende projecten met veel publieke aandacht exact volgens afspraak. Bijvoorbeeld de verbouwing van het voormalige postkantoor aan de Neude in Utrecht, de twee woontorens Zuiderpark in Eindhoven en de verbouwing van winkelpanden aan het Koningsplein in Amsterdam.

Digitaliseren, een principiële keuze
Burgland Bouw had te maken met gigantische informatiestromen, waarvan grofweg 30 procent digitale en 70 procent fysieke informatie. Dat vroeg om een gestructureerde, eenduidige aanpak om overzicht te houden en zo fouten en krimpende marges te voorkomen. Het bedrijf koos principieel voor verdere digitalisering. “Op dat punt besloten we alle informatie verder te digitaliseren en structureren”, zegt controller Vincent van der Dussen. “Met als doel dat alle betrokken partijen beschikken over alle voor hen relevante projectinformatie. En dat we de informatie efficiënter gingen verwerken. Er ging namelijk zo veel tijd zitten in het beheersen van al die verschillende informatiestromen.”

Bouwgerelateerde software
Burgland Bouw gebruikte DigiOffice van ICT-partner IDB Groep al, onder andere voor CRM. Om de toenemende informatiestroom te ordenen, besloot het bouwbedrijf deze oplossing uit te breiden met het DigiOffice document management systeem (DMS). “Het mooie is dat deze software echt bouwgerelateerd is”, zegt van der Dussen. “IDB Groep is niet alleen een partner waarmee het prettig samenwerken is, maar ze hebben ook kennis van de bouwwereld. Dat betekent dat DigiOffice functionaliteit heeft die is toegespitst op onze branche. Denk aan inkoopcontractsystemen, offerteaanvraagsystemen en werkstromen.”

Gefaseerde overstap
Veel bouwbedrijven aarzelen om hun projectadministratie te digitaliseren. Ze zien de voordelen wel, maar zijn bang dat de veranderingen voor de medewerkers te groot en abrupt zijn. Daarnaast zijn ze bang dat het nieuwe systeem niet aansluit op bestaande werkprocessen en bijbehorende applicaties. Dat gold ook voor Burgland Bouw. Daarom heeft het bouwbedrijf in samenwerking met DigiOffice Consultants de overstap bewust gefaseerd aangepakt. “Zodat iedereen in onze organisatie aan de nieuwe werkwijze kon wennen. Zo hebben we stapsgewijs steeds meer modules ingebouwd,” zegt Van der Dussen.

Uniforme, actuele informatie makkelijk vindbaar
Daadkracht vereist een efficiënte informatiehuishouding. Met DigiOffice kan Burgland Bouw zijn goede naam behouden en ambitieuze beloften blijven waarmaken. Van der Dussen: “Van aanvraag tot en met after sales verloopt alles nu veel efficiënter, dus sneller en goedkoper. De informatie is zo gestructureerd dat iedereen die volgens ons toegang moet hebben tot een bepaald bestand, dat ook heeft. Zo maakt iedereen gebruik van dezelfde, actuele informatie die op één en dezelfde plek vindbaar is. Denk aan bouwtekeningen, die wijzigen nogal eens. In plaats van elke versie op zichzelf te verzenden via mail of WeTransfer, kunnen alle belanghebbenden nu de meest recente tekening raadplegen via DigiOffice.”

In de praktijk
DigiOffice biedt de mogelijkheid om koppelingen met partnersystemen te leggen en projectinformatie eenvoudig en veilig te delen. Van der Dussen geeft een voorbeeld: “Bij een recent project kwam er allerlei projectinformatie binnen, op basis waarvan wij aanvragen naar onderaannemers uitzetten via DigiOffice. Let wel: het ging in dit geval om ongeveer 150 aanvragen. Die kunnen we via DigiOffice eenvoudig doen, alle benodigde documenten komen met een druk op de knop bij de juiste partijen terecht. Zo gaat het in elke fase. Bij een dergelijk project heb je al gauw met circa 75 contracten te maken, die we centraal beheren via dit systeem.” Dat doen medewerkers van Burgland Bouw niet alleen op hun pc, maar ook op hun smartphone en tablet.

Koppeling met partnersystemen
Inmiddels heeft Burgland Bouw met DigiOffice 80 procent van de informatiestromen gedigitaliseerd. Maar daarmee is het coördinerend bouwbedrijf er nog niet: “Een toekomstige stap is dat we leveranciersbeoordelingen in het systeem verwerken”, licht Van der Dussen toe. Dat kan met DigiOffice; het systeem biedt talloze opties om nieuwe, maatwerk functionaliteit toe te voegen. Daarnaast is Burgland Bouw met DigiOffice klaar voor de toekomstige dataexplosie. “Het aantal gegevens blijft maar toenemen. We zijn zo bezien eigenlijk nooit klaar met DigiOffice.”

Download nu de whitepaper

Lees het whitepaper

Overig partnersnieuws

 

Onze partners

  • Fermacell
  • Hakron
  • Halfen
  • Therminon
  • Totaaldakconcept.NL
  • Wilms
  • Naxis Energy
Sluit deze advertentie